Bienvenidos al módulo tres. En este módulo, vamos a mirar qué tipos de estimación existen, cuándo y cómo vamos a aplicarlos. Los temas específicos que vamos a tratar son: qué es la estimación, qué tipos de estimación existen y cómo los vamos a utilizar y cómo podemos determinar la calidad de la estimación. Existe una máxima anónima que nos dice que no todo se puede hacer con dos personas en dos semanas. Significa que no podemos hacer las estimaciones a dedo. Veamos entonces cuál es la premisa. Una estimación mala no sale de la nada. Las estimaciones malas salen porque o no tenemos suficiente información o porque falta comunicación en la forma como conseguimos los datos. Miremos entonces las definiciones de estimación. Una definición de un diccionario nos dice: "Es una opinión o un juicio de la naturaleza o un cálculo aproximado". Pero fíjense que tiene siempre la característica del aproximado. Veamos entonces la definición de la guía del PMBOK. La definición de la guía del PMBOK dice que es "una evaluación cuantitativa de un monto o resultado posible", y se aplica entonces a costos, a recursos, a esfuerzo y a duraciones de los proyectos. Normalmente, siempre tiene que venir precedida por un calificador. Este calificador nos indica el momento en el cual hicimos la estimación. Puede ser de orden de magnitud cuando estamos haciendo, por ejemplo, un caso de negocio o puede ser la definitiva cuando ya vamos a comenzar a hacer el proyecto. El otro tema que tenemos que tener en cuenta es que cada vez que hacemos una estimación, necesitamos entonces un rango de la exactitud de esa estimación. Por lo tanto, necesitamos colocar más o menos X por ciento, más o menos cinco por ciento o más o menos diez por ciento para mirar qué tan buena es esa estimación y sobre el rango que se va a mover. Miremos cuáles son los problemas con esta definición de estimación. La gente cree que la estimación es algo que es exacto y se le olvida el tema de la aproximación de la estimación. Veamos entonces que una vez que se hace la estimación, después nos estamos preguntando por qué nunca funcionó esa estimación o por qué hicimos una estimación que quedó tan supremamente mal. La gente no entiende la aproximación definitiva de la estimación, que es básicamente una aproximación de un valor que nosotros estamos revisando. Veamos cuáles son los problemas recurrentes en la estimación. El primero es que generalmente somos demasiado optimistas. Se nos olvida mucha información. No recordamos las lecciones aprendidas de las experiencias pasadas, qué ha pasado y qué hemos utilizado en la organización como parte de los elementos de estimación. También las estimaciones se hacen fuera de contexto. Las estimaciones iniciales se han realizado, independientemente de que se hayan realizado, por ejemplo, cambios a la línea base. Y eso va a ser un problema para nuestros proyectos. Omitimos tareas importantes que muchas veces no hacemos, simplemente, porque vamos a afectar el cronograma o las hacemos y vamos a tener problemas de calidad. Es parte del problema que nosotros encontramos en estas definiciones, pero siempre va a ser posible que nosotros hagamos una estimación y esa estimación, de todas maneras, es la base con la cual nosotros vamos a trabajar en los diferentes proyectos que nosotros vamos a ejecutar. Vamos a ver el ciclo genérico de la estimación. A este lado comenzamos con estimar. Hacemos una primera estimación, hacemos una medición. Luego hacemos un registro de esa información y comparamos esa información, por ejemplo, con información histórica. Luego hacemos un análisis de la información para ver si es válida y terminamos calibrando la estimación. Acuérdense que esto es un ciclo, de tal manera que lo siguiente que vamos a tener aquí es una nueva estimación y lo vamos a hacer interactivamente hasta que tengamos una muy buena estimación. ¿Cuáles son los pasos para hacer una estimación? Vamos a utilizar cuatro pasos que van a ser: planear, estimar, gestionar y mejorar la estimación. En planear, ¿qué vamos a hacer? Vamos a elegir una serie de herramientas técnicas, a recopilar la información y a establecer el equipo de proyecto que nos va a ayudar como juicio experto para evaluar las estimaciones. Vamos a luego hacer el primer estimado, luego vamos a gestionar ese estimado, compartiendo datos y revisando los diferentes estimados que hemos obtenido. Por último, siempre el proceso de la mejora continua; vamos a mejorar, aplicamos las lecciones aprendidas y proveemos retroalimentación sobre el estimado, de tal manera que estos cuatro pasos los vamos a seguir haciendo durante todo el tiempo. Veamos una primera conclusión: no podemos vivir sin estimar, o sea, nuestros proyectos tienen que tener una estimación de alguna manera para que no tengamos problemas. Lo segundo es que no adoptemos un método porque sí, simplemente tenemos que mirar cuáles son las diferentes alternativas y vamos a mirar los tipos de estimación que podemos hacer, que dependen también del momento en el cual estamos haciendo la estimación. Se recomienda recopilar esta información de proyectos anteriores que es nuestras "lecciones aprendidas" de los diferentes proyectos y también tenemos que tener en cuenta cuáles son los ciclos de estimación que se utilizan en las organizaciones. En muchos casos vamos a utilizar un orden de magnitud, una estimación de presupuesto y luego una estimación definitiva. En el caso, por ejemplo, de las mineras, pues se utilizan cinco períodos en los cuales vamos a hacer estas estimaciones con base en unas probabilidades y en los resultados. La segunda conclusión que vamos a tener es que la estimación que tú vayas a hacer desde el punto de vista de tus proyectos es tan buena como los supuestos que soportan esta estimación. Para continuar con nuestro tema de la estimación, vamos a hacer un ejemplo, en el cual queremos nosotros verificar cuántos dulces hay en el frasco. Cuando le preguntamos a alguien cuántos dulces cree que contiene el frasco, nos contestan: 50, 100, 80, 150. Vamos a verificar esto con un frasco con dulces reales. Veamos en este caso qué vamos a hacer. Lo primero es una suposición básica y es que el frasco es cilíndrico, tiene una altura y tiene un diámetro, y necesitamos verificar cómo determinar esta altura y este diámetro. En este caso, lo vamos a hacer con base en los dulces y vamos a tener la altura. Para eso, vamos a mirar cuánto va a medir con los dulces el frasco en su altura. En este caso, va a ser ocho punto cinco por "a" y cuánto va a medir en el caso del diámetro. Va a ser seis punto 25 por "a". Esa es una buena aproximación y ahora queremos entonces mirar cuál es el volumen del frasco. El volumen del frasco lo calculamos como el "V Sub j" es igual a π por "h", la altura, por el diámetro al cuadrado sobre cuatro. En este caso, vamos a tener las siguientes fórmulas con las cuales vamos a tener casi resuelto el problema del volumen del frasco. Sigamos con el volumen de los dulces. El volumen de los dulces se puede aproximar por la ecuación de un elipsoide y la vamos a hacer con base en la altura del dulce y el diámetro del dulce. En este caso, el volumen del dulce será cuatro por π sobre 24 por "a", la altura del dulce, por "b" cuadrado, el diámetro del dulce. Lo importante de la solución en este caso es medir el frasco en términos de la longitud de los dulces. Por eso hicimos esa primera aproximación. Esta medida relativa remueve cualquier suposición sobre las dimensiones de la solución. Veamos: por observación sobre el frasco, decíamos que el diámetro es seis punto 25 por "a", mientras que la altura es 8,5 por "a", y con eso calculamos el volumen del frasco. Por el otro lado, por observación sobre el dulce, podemos determinar que el diámetro es más o menos 0,6 por "a" y eso nos da el volumen de acuerdo con el "V Sub b" que en este caso será cuatro por π sobre 24 por "a" por "b" cuadrada. Luego vamos a mirar el número de dulces y lo hacemos en la proporción del volumen del frasco sobre el volumen del dulce y lo multiplicamos por un factor "p" que en este caso es un factor de empaquetamiento, que es 0,8 más 0,1; o sea, el nivel en el cual se encuentran todos los dulces dentro del frasco. Con base en esta información, nosotros vamos a mirar cuál es el resultado que sale de estos cálculos. El resultado va a ser 1.100 más menos 135 dulces, que normalmente es unas diez veces más de lo que realmente está pensando la gente.
