[MÚSICA] [MÚSICA] El objetivo del módulo 6, es entender como se determina el presupuesto de un proyecto integrando las lineas base del alcance y las lineas base del costo. Vamos a desarrollar la linea base del proyecto, a través de la representación gráfica de la curva S. Como temas en el módulo tenemos, cómo determinar el presupuesto del proyecto y cómo desarrollar la curva S. Luego de haber creado la EDT, desarrollada el cronograma, podemos entonces determinar el presupuesto del proyecto. Para determinar el presupuesto total del proyecto, no solo basta con sumar los costos de las actividades, también hay que tener en cuenta, que existen costos administrativos, de reserva, de créditos, entre otros elementos. Algunas definiciones. El costo, es la suma de los recursos utilizados para producir, bienes o servicios del proyecto. Pueden ser mano de obra, materiales, equipos. El costo de un producto está formada a su vez por el precio de la materia prima, el precio de la mano de obra directa, empleada para su producción, el precio de la mano de obra directa, empleada para el funcionamiento de la empresa y el costo de amortización de la maquinaria de edificios de la empresa. Veamos entonces, los diferentes tipos de costos. Costos directos, que son directamente atribuibles a las actividades del proyecto, como los viajes, los salarios, las bonificaciones, la mano de obra, los equipos y los contratistas. Los costos indirectos, que no se pueden atribuir completamente a un proyecto específico, porque deben distribuirse entre varios en la organización. Algunos elementos de administración, los costos incurridos para el beneficio de más de un proyecto, son los que se van a repartir entonces dentro de estos costos. ¿Qué costos pueden ser estos? Servicios de apoyo secretarial, los impuestos, la energía y gastos generales. Veamos a otros tipos de costos, los costos fijos, son costos que no varían según el desempeño o el volumen producido y no cambian con la producción. Su valor unitario se va a tornar entonces menor a medida que la producción está aumentando. ¿Qué ejemplos tenemos? Salarios del personal administrativo, los seguros y los arriendos y tenemos los costos variables, que son uniformes para cada unidad producida y van a variar en razón directa al volumen producido o con la cantidad de trabajo realizado. Ejemplos, la mano de obra asignada, las condiciones sobre ventas y la materia prima que nosotros estamos poniendo en el proyecto. Otros elementos de costos, un elemento importante son las reservas. Las reservas son, del presupuesto son aquellas que destinamos nosotros para los riesgos conocidos o riesgos desconocidos. Los conocemos también como unos colchones del presupuesto que nos amortigua cualquier sobrecosto de imprevisto que ocurra. Decíamos reserva de contingencia, reserva administrativa o de gestión y en algunos casos algunas bonificaciones. Otros tipos de costos que utilizamos en los proyectos, los costos unitarios, que son aquellos que tenemos como por unidad producida, dividida por el número de total de unidades producidas, obtenemos este costo unitario. Los costos hundidos, que son los costos que no se pueden recuperar, luego de ser asignados. En algunos proyectos tenemos para tomar decisiones que eliminamos estos costos y tomamos las decisiones con base en de aquí en adelanta cómo vamos a gestionar el proyecto. Y el costo de oportunidad, es el costo que deja de hacer por dedicar recursos a otra actividad. Un ejemplo básico es, cuando tenemos que escoger dos proyectos de una organización, porque no tenemos recursos ilimitados, escogemos el proyecto que por ejemplo tiene mayor valor por centímetro y por lo tanto el costo de la oportunidad perdida es no haber hecho el otro proyecto. Aquí vamos a ver entonces cómo se determina el presupuesto a través de la suma de cada una de los diferentes elementos. En este caso tenemos los estimados de las actividades y vamos a ir sumando entonces, la reserva de contingencia para esas actividades. Esto no da entonces lo que tiene que ver con el presupuesto básico de las actividades y comenzamos nosotros a colocarle la reserva de contingencia. Por último entonces estamos diciendo que son la linea base, a la linea base le vamos a agregar entonces la reserva de gestión, que es la que nos permite entonces determinar cómo es el costo real del proyecto, el presupuesto real del proyecto. Dos elementos entonces para determinar el presupuesto tenemos que determinar, ¿cuáles son las necesidades de financiamiento? ¿Cuáles son los requisitos de fondos, you sea totales o periódicos, para determinar entonces la linea base de costos? Parte de la reserva de gestión de contingencia, puede incluirse incrementalmente en cada iniciación periódica, de acuerdo o financiada cuando se necesite dependiendo de las políticas de las organizaciones. Los fondos totales son los fondos incluidos en la línea base de costos, más la reserva de gestión y las hay. Otro modelo que tenemos acá del tipo de costos, fíjense que comenzamos desde la diferentes actividades y vamos mirando los paquetes de trabajo, acuérdense de la EDT, al sumar todos estos paquetes de trabajo, vamos a tener lo que llamamos nosotros las cuentas de control. Esas cuentas de control son nuestros centros de costos. Si le sumamos todo esto, de todos los paquetes de trabajo, incluidas todas las cuentas de control, pues vamos a tener entonces el presupuesto específicamente del proyecto. Si ustedes ven en la gráfica, pues básicamente estamos partiendo de la EDT, luego sumamos entonces los diferentes elementos, el análisis de los riesgos conocidos, miramos entonces cómo definimos la línea base y por último llegamos entonces a tener para los riesgos desconocidos. Ahora vemos en esta tabla, lo que tiene que ver con la precisión de la estimación. En el caso de los tiempos, habíamos hecho también una tabla equivalente para determinar la precisión. ¿Por qué? Porque nosotros tenemos diferentes precisiones de acuerdo con la época en que hacemos el estimado. Vamos a tener acá, estimado de orden de magnitud, estimado de presupuesto y estimado definitivo. En el caso del estimado de orden de magnitud, lo utilizamos cuando estamos haciendo el caso de negocio o con el Rough Order Charter y vamos a tener entonces una precisión entre menos 25 a más 75%. Cuando entramos you nosotros a definir el presupuesto y queremos mirar por ejemplo los recursos de acuerdo a lo que necesitamos, pues vamos entonces a definir el presupuesto con base en un estimado que está entre menos 10 a más 25%. Es una diferencia del 35% y you cuando vamos a comenzar el proyecto, vamos entonces a tener lo que llamamos el estimado definitivo y ese estimado definitivo tiene un rango de variación, de precisión que es entre menos 5 a más 10%. ¿Por qué tenemos este 15% de umbral? Básicamente porque tenemos que tener en cuenta todo lo que son los diferentes riesgos, you sea riegos positivos o negativos, que nos van a afectar el proyecto. ¿Cómo es entonces el proceso de la estimación de los costos? Pues vamos hacer una aproximación de los costos, de los estimativos necesario de monetización que necesitamos para el proyecto. Debemos considerar equilibrio entre costos y riesgos, de acuerdo, porque nosotros tenemos que involucrar en esa linea base del costo, la parte de las reservas Tenemos que tener en cuenta entonces, si vamos hacer las cosas dentro del proyecto o las vamos hacer por fuera del proyecto, por lo tanto tenemos que mirar si vamos a adquirir algo, cómo lo vamos a adquirir, tenemos que tener en cuenta el intercambio de recursos, cómo vamos a utilizar recursos diferentes desde el punto de vista de la organización. Tenemos que mirar las posibles variaciones, que se puedan presentar en los proyectos y un elemento que es muy importante es que la reducción de costos, puede afectar entonces, etapas posteriores del proyecto, por lo tanto tenemos que hacer una gestión integral de estos estimativos. ¿Qué más debo que tener en cuenta entonces, en el momento de terminar el presupuesto? Pues cada tarea del presupuesto, del cronograma requiere unos recursos, por lo que tiene que tener entonces este costo asociado. Estimar el costo aproximado de las actividades y del proyecto total, se hace con base en la EDT. Tenemos que definir entonces, el nivel de participación del equipo de proyecto, para mirar entonces cómo asignamos esos costos y tenemos que incluir tanto los planes de respuesta a los riesgos conocidos como a los desconocidos. En el caso de los riesgos conocidos, donde tenemos como reserva de contingencia, en el caso de los riegos desconocidos, como un porcentaje de imprevistos. Y una cosa que es muy importante, tenemos que documentar todos estos supuestos, porque nosotros vamos a decir que, el estimado es tan bueno como los supuestos que nosotros estemos utilizando. [MÚSICA] [MÚSICA] [MÚSICA] [MÚSICA] [MÚSICA] [MÚSICA] [MÚSICA] [MÚSICA]
