[MÚSICA] [MÚSICA] [MÚSICA] Iniciemos nuestro video con un planteamiento: si tuvieras que hacer algo que sabes que es importante para ti y para tu bienestar en general, ¿qué es lo que harÃas? Toma tu tiempo para determinar la respuesta, si es necesario pausa el video. Una siguiente pregunta: si esa acción es tan importante para ti y para tu bienestar en general, ¿por qué no la has llevado a cabo? O quizá, ¿por qué no le has dedicado el tiempo suficiente? Esta pregunta y tu respuesta nos ubica en la importancia de la administración del tiempo. Una de las primeras acciones que debemos llevar a cabo si queremos mejorar el aprovechamiento de nuestro tiempo es realizar una evaluación o diagnóstico que nos permita identificar cómo es que actualmente estás utilizando tu tiempo. Seguramente para este momento estarás pensando que realizar una evaluación o diagnóstico de la administración de tu tiempo es muy difÃcil, es complicado y que por supuesto te va a llevar mucho tiempo. Probablemente es asÃ, sin embargo, es muy importante que realices el diagnóstico para que luego puedas generar estrategias que te permitan aprovechar mejor tu tiempo. De esta manera, podrás identificar si tus acciones te acercan a las metas que tienes planteadas y a los objetivos que tienes de manera individual. Para realizar el diagnóstico de la administración de tu tiempo vamos a utilizar un instrumento de registro en el cual deberás anotar durante una semana las actividades y tiempo que dedicas a cada una de ellas. Para realizar tu diagnóstico, deberás descargar el archivo adjunto, en él encontrarás el formato de registro en el cual, durante una semana, deberás registrar todas las actividades que realizas durante el dÃa. Por supuesto, también debes incluir las horas que dedicas al descanso o a dormir. Para ello, te sugiero que al final de cada dÃa realices el registro de las actividades que llevaste a cabo. Las actividades pueden incluir aspectos que por supuesto están relacionados con tus actividades de trabajo. Por ejemplo, el tiempo que te toma asistir a una junta de trabajo, elaboración de informes, revisión de correos electrónicos, llamadas telefónicas, entre otros. También, si es que es el caso, puedes incluir actividades de tipo personal, por ejemplo, hacer ejercicio, la lectura de algún libro, asistir a algún curso de capacitación o de actualización. También deberemos incluir algunos aspectos que tienen que ver con la familia o con el tiempo de recreación, por ejemplo, ir al cine o una reunión familiar, o el tiempo que dedicas a tu familia. Todas estas actividades que realices durante el dÃa las deberás registrar en el formato que has descargado. Recuerda que el diagnóstico es muy útil para diseñar e implementar mejoras en la administración de tu tiempo, asà que te invitamos a que lo realices. Recuerda, es muy importante que realices el ejercicio, pues solo asà podrás identificar cuáles son las mejoras que tienes que realizar y por supuesto generar las estrategias necesarias para llevar a cabo una mejora en tu aprovechamiento del tiempo. Más adelante te explicaré la segunda parte del ejercicio. Antes me gustarÃa mostrarte la matriz de la administración del tiempo. Para continuar, me gustarÃa presentarte una herramienta que particularmente me parece muy sencilla y útil para identificar cómo es que administramos nuestro tiempo, la matriz de la administración del tiempo. Su autor, Stephen Covey, nos ofrece esta herramienta que de manera muy sencilla nos permite identificar cómo en la actualidad estamos empleando nuestro tiempo y los resultados que estamos obteniendo. Covey plantea que para cada una de las actividades tenemos dos factores, la urgencia y la importancia. El autor nos dice que aquellas actividades que son urgentes son las que requieren de nuestra atención inmediata. Ahora, en este momento, es decir, no podemos aplazarlas, debemos atenderlas de manera inmediata. Ante lo urgente por supuesto estarÃamos reaccionando. Lo importante, por otro lado, es todo aquello que podemos planear y que nos va a conducir al alcance de los resultados. Es decir, toda actividad que es importante es aquella actividad que va a sumar a nuestra misión personal, a las metas que tenemos establecidas como prioritarias y por supuesto a nuestros valores. La matriz de la administración del tiempo se compone de dos ejes, el eje X, en el cual ubicamos lo urgente y lo no urgente, y el eje Y, en el cual vamos a ubicar lo importante y lo no importante. Al hacer un cruce de estas variables obtenemos cuatro cuadrantes. En el cuadrante número uno ubicamos todo aquello que es urgente e importante. Covey menciona que las actividades que se ubican en este primer cuadrante son aquellas actividades que podrÃamos denominar como crisis o problemas. Las personas que dedican demasiado tiempo a este primer cuadrante son aquellas personas que usualmente trabajan contrareloj, tienen los plazos al lÃmite, son aquellas personas que trabajan bajo presión y que se orientan hacia los problemas. Covey menciona que estas personas literalmente son noqueadas por todas las actividades que tienen que realizar todo el dÃa todos los dÃas. ¿Te reconoces en este primer cuadrante? El cuadrante numero tres, urgente pero no importante, nos lleva también a reaccionar frente a las diferentes actividades creyendo que son importantes, pero en realidad no lo son. Covey menciona que cuando reaccionamos ante lo urgente en este cuadrante lo hacemos porque principalmente estamos respondiendo a las expectativas y prioridades de otras personas y no de nosotros mismos. El cuadrante número cuatro ubica todas las actividades que no son urgentes pero tampoco son importantes. Este cuadrante podrÃa resultar muy cómodo, claro pues son actividades que no urgen para las cuales no tienes plazos lÃmite. Sin embargo, al ser actividades que son nada importantes, no contribuyen a tu misión personal, a tus prioridades en la vida y a tus valores. Por lo tanto, dedicar mucho tiempo a este cuadrante podrÃa ser un tiempo mal utilizado o desaprovechado. Y generalmente observamos que las personas pasan bastante tiempo en este cuadrante número cuatro. Finalmente el cuadrante número dos. Aquà vamos a ubicar las actividades que no son urgentes pero sà son importantes. Este cuadrante es el corazón de la administración efectiva de las personas. En este cuadrante vamos a dedicar tiempo a redactar, por ejemplo, nuestra misión personal, podemos hacer planeación de qué es lo que queremos conseguir en el corto, mediano y largo plazo y por supuesto diseñar las actividades que nos llevarán a alcanzar esas metas. Este es uno de los cuadrantes en los que el autor nos menciona que preferentemente tendrÃamos que actuar en el cuadrante en donde nuestras actividades no son urgentes, pero sà muy importantes. Peter Drucker menciona que las personas efectivas se orientan más hacia las oportunidades que hacia los problemas. Dedican poco o nada de tiempo a los cuadrantes tres y cuatro porque urgentes o no, no son importantes y recuerda que si no son importantes, no aportan nada ni a tu mision personal, a tus valores, o a tus prioridades en la vida. Peter Drucker menciona que las personas efectivas pasan más tiempo en el cuadrante número dos, dado que en ese cuadrante encuentran las prioridades en su vida y pueden dedicar tiempo de manera voluntaria y efectiva a esas prioridades. Muy bien, ahora regresemos al planteamiento inicial de nuestro video. Si tuvieras que realizar algo que sabes que tendrÃa un impacto positivo en ti o en tu vida en general, ¿qué es lo que harÃas? Seguramente tu respuesta se ubica en el cuadrante número dos. Ahora la pregunta es, ¿por qué no le dedicas el tiempo suficiente? Y seguramente esto está ocurriendo porque pasas demasiado tiempo en el cuadrante número uno, es decir, atendiendo todas aquellas cosas que son urgentes. Y esto hace que tu tiempo se consuma. Muy bien, ahora regresemos a la segunda parte de nuestro diagnóstico. Para que lo puedas llevar a cabo necesitas tener completa la actividad en donde estás registrando por una semana las actividades que llevas a cabo todos los dÃas. Por favor, asegúrate de tener completo el ejercicio para que puedas realizar la segunda parte del diagnóstico. Para llevar a cabo la segunda parte de nuestro diagnóstico, deberás tener completo el registro de tus actividades que durante una semana has llevado a cabo. Como seguramente te diste cuenta, en el archivo también se encuentra el formato de la matriz de la administración del tiempo. En ella deberás ubicar cada una de las actividades que registraste durante la semana. Reflexiona y analiza cuál es el cuadrante en el que crees podrÃas ubicar cada una de tus actividades. Recuerda que son cuatro cuadrantes. Sé muy honesto al momento de ubicar cada una de ellas. Finalmente, observa, reflexiona y analiza tus resultados y redacta una conclusión. Muy bien, hemos llegado al final de nuestro video. Has hecho un trabajo extraordinario. Te felicito. En el siguiente video abordaremos las técnicas que te ayudarán a administrar de manera más efectiva tu tiempo. Hasta entonces. 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