[MÚSICA] [MÚSICA] [MÚSICA] Tengo muchas cosas que hacer durante el dÃa y termino agotado, parece que realmente las horas del dÃa no son suficientes para cumplir con todo lo que tengo que hacer. Por más que lo intento, no logro avanzar en las actividades importantes que sé que debo realizar. Parece que sólo me ocupo de lo urgente. Tener pendientes como la planeación del programa de mejora, me estresa demasiado pues no logro dedicarle tiempo. ¿Reconoces estas situaciones o tú te reconoces en estas situaciones? Los comentarios que acabas de observar, yo los escucho con frecuencia durante los procesos de consultorÃa gerencial que he tenido la oportunidad de llevar a cabo. Y seguramente tú también has tenido la oportunidad de escuchar este tipo de comentarios, cuando quizá algún jefe te comenta acerca de las dificultades que tiene para teminar las actividades que debe llevar a cabo en un tiempo determinado o quizá también lo has escuchado en el equipo de trabajo. O quizá tú mismo te reconoces en estas situaciones. Todas nos llevan al mismo punto, la importancia de administrar de manera efectiva nuestro tiempo. Gran parte del éxito de las personas se debe a la adecuada administración que tienen de sà mismos. Es decir, la manera en que administran su energÃa, sus esfuerzos, por supuesto la administración del tiempo y la administración incluso de sus conocimientos. El tiempo es uno de los recursos más valioso con el que cuentas. Por cierto un recurso no renovable, de ahà la importancia de administrar de manera efectiva nuestro tiempo. Pues si lo hacemos, logramos optimizar nuestras actividades, eliminamos los tiempos muertos y mejoramos el desempeño organizacional. Como te decÃa el tiempo es un recurso no renovable, es decir una vez que lo hemos utilizado, no lo podemos recuperar. Tampoco lo puedes comprar, no lo puedes almacenar, atrapar o quitárselo a otras personas. Todos y cada uno de nosotros tenemos la misma cantidad de tiempo al dÃa: 24 horas ni más ni menos. Las personas realmente efectivas en la administración de su tiempo, son aquellas que tienen bien definidas sus prioridades y que establecen una visión que les permite orientar sus esfuerzos hacia ella. El tiempo se debe administrar para que tus acciones te acerquen a donde quieres llegar y a quién quieres ser. La inadecuada administración del tiempo provoca: perder de vista los objetivos, dedicar tiempo a cosas poco importantes, cometer errores, se incrementa la tensión, las jornadas de trabajo se hacen demasiado largas. Por otro lado las respuestas frecuentes ante la falta de tiempo son incremento en el número de horas trabajadas, trabajar más de prisa y la procrastinación o postergación de las tareas. A continuación revisaremos los siguientes conceptos: aprovechamiento del tiempo, gestión del tiempo y administración del tiempo. El aprovechamiento del tiempo se refiere a la planificación del uso del tiempo, de tal manera que te acerca a tus metas o prioridades. Por otro lado la gestión del tiempo, se refiere a las herramientas que utilizas diariamente para aprovechar tu tiempo. Por ejemplo agendas, listas de tareas, planificadores, delegación y otros sistemas que te ayudan a usar tu tiempo eficientemente, consiguiendo asà los objetivos, ya sean personales u organizacionales. Finalmente la administración del tiempo, es la administración de uno mismo lo cual implica tomar decisiones e implementarlas, saber controlar tu tiempo y asà mejorar los resultados que obtienes. Uno de los principios más referidos cuando hablamos de administración del tiempo es el principio de Pareto, el cual plantea la regla 80-20, es decir el 20% de las acciones o actividades y que son las más importantes nos van a conducir al 80% de nuestros resultados. Mientras que si implementamos el 80% de nuestro tiempo a las acciones que son menos importantes sólo conseguiremos el 20% de resultados. El principio de Pareto nos conduce a su vez a dos conceptos importantes: la eficacia y la eficiencia. La eficacia es cuando logramos alcanzar las metas u objetivos que tenemos planteados y la eficiencia se refiere a la utilización óptima de los recursos, sean estos materiales o por ejemplo recurso de tiempo o equipo, entre otros, que finalmente nos van a llevar o nos van a conducir a alcanzar las metas. Utilizar los recursos de manera eficiente, nos puede conducir a alcanzar no sólo un objetivo, sino varios objetivos. Finalmente para mejorar la administración de tu tiempo te sugiero, clarificar los objetivos para que asà tengas certeza de aquello que quieres alcanzar, identificar los puntos principales de pérdida para que asà los puedas eliminar. En el siguiente video por cierto, presentaremos un diagnóstico que te ayudará a identificar la manera en la que estás utilizando tu tiempo y la eficacia del mismo. Hasta la próxima. [MÚSICA] [MÚSICA]
