[MÚSICA] [MÚSICA] [MÚSICA] Hola amigos, nos encontramos en el último video de nuestro curso, <i>Orden y manejo del tiempo</i>. Estoy segura que a lo largo de este curso has reflexionado acerca de la importancia que tiene la administración efectiva de tu tiempo y en este momento estás listo para conocer las técnicas que te ayudaran a mejorar el aprovechamiento de tu tiempo. A lo largo de este programa especializado hemos hablado constantemente que una de las expectativas prioritarias que se tiene sobre la labor gerencial es la de lograr los resultados, para ello el ejecutivo debe realizar una serie de actividades o tareas que si son bien priorizadas, gestionadas y evaluadas, le van a permitir alcanzar no sólo los objetivos organizacionales, sino también sus objetivos personales. La técnica que a continuación te presentaré y que te permitirá mejorar el aprovechamiento de tu tiempo es una técnica que nos presenta el autor David Allen. Él es un especialista y consultor en productividad personal, su técnica se denomina <i>Getting Things Done</i>, GTD, traducido al español esto significa resolviendo las cosas. Su técnica es integral porque nos permite, no sólo distribuir y atender adecuadamente las actividades, tareas o pendientes que tenemos que realizar a nivel personal, sino también a nivel laboral. La técnica se compone de cuatro fases: recopilar, procesar, organizar y revisar. A continuación vamos a describir cada una de ellas, la primera fase es recopilar, nuestro cerebro es quien se encarga de recibir y almacenar en memoria todas las actividades, tareas, acciones, proyectos, pendientes que llevar a cabo. Si estas tareas se resuelven de manera inmediata o las llevamos a cabo de manera inmediata se liberan de nuestra memoria, si no es asà pasan a un estado indefinido de acciones pendientes, esto significa que en algún momento las tenemos que realizar, si no se realizan de manera inmediata van generando o acumulando estrés, nos generan ansiedad, preocupación y ello puede generarnos a su vez frustración o malestar, sobre todo, porque pensamos o creemos que no somos buenos para o eficientes para organizarnos. Para liberarnos de esta situación David Allen nos sugiere liberar nuestra mente, dice que lo primero que tenemos que hacer en esta fase es despejar a nuestra mente, liberarla. ¿Cómo lo vamos a hacer? Literalmente vamos a sacar todas las acciones, pendientes o tareas que tenemos en nuestra mente a una bandeja de entrada y ello nos va a permitir sentirnos mucho más cómodos y atender de manera central una sola actividad, es decir, vamos a centrar todo nuestro esfuerzo en una actividad a la vez, teniendo la plena seguridad de que todo nuestros pendientes, o acciones que vamos a llevar a cabo están en la bandeja de entrada. La bandeja de entrada puede ser un dispositivo electrónico o puede ser un dispositivo fÃsico, si utilizas un dispositivo electrónico puedes depositar en ese dispositivo electrónico que puede ser un teléfono, puede ser un correo electrónico, pueden ser notas electrónicas, una tablet, es decir, algún medio electrónico donde puedas vaciar todas las acciones, actividades o pendientes que tienes que llevar a cabo, las depositas en estos recursos electrónicos. O si lo prefieres puedes utilizar un medio fÃsico, puede ser una hoja, puede ser un cuaderno, una libreta, una agenda donde puedas tomar nota de todas las actividades o pendientes que debes realizar. Recuerda que lo importante en este primer paso es despejar tu mente, liberar tu mente de todas estas pendientes que debes realizar. Vamos a poner un ejemplo, la lista de actividades que debo realizar son: acudir a la tintorerÃa, realizar planeación de gestión efectiva del tiempo, hacer llamada a mi jefe para felicitarlo por su cumpleaños, reunión con el equipo de trabajo para dar seguimiento a algún proyecto y finalmente aprender a tocar un instrumento musical. Muy bien, para este momento you hemos logrado despejar nuestra mente y ahora el siguiente paso es procesar todas aquellas tareas, actividades o pendientes que tenemos depositados en la bandeja de entrada. Lo primero que tenemos que hacer es preguntarnos si cada una de esas tareas requiere de una acción, si la respuesta es sÃ, te deberás preguntar si es una acción única la que requiere esa tarea o requiere de varias acciones para lograr completarla. En el caso de que requiera de varias acciones, deberás llevar esta tarea a la carpeta de proyectos, tal y como lo estás observando en el diagrama y cada una de las acciones que compone a esa tarea que colocamos dentro de la carpeta de proyectos deberá ser procesada. Si un elemento de tu bandeja de entrada requiere de una sola acción para llevarlo a cabo, entonces deberás preguntarte si esa acción te toma menos de dos minutos realizarla. Si la respuesta es sÃ, llévala a cabo de manera inmediata, ejecútala en ese mismo momento, de esta manera podrás liberarte de esta actividad. Un ejemplo de ello serÃa la llamada telefónica a mi jefe para felicitarlo por su cumpleaños, me toma menos de dos minutos realizarla, de tal manera que la pueda ejecutar de forma inmediata. Si la respuesta es que me toma más de dos minutos, entonces tendrÃa que pensar si necesariamente es una tarea que yo tengo que realizar, si no es asà la puedes delegar: delégala en alguien más, que alguien más se encargue de ejecutar esa tarea. Sà no es asÃ, la puedes posponer, que serÃa una tercera opción para ti, posponer esta tarea y llevarla a cabo en algún momento posterior. Un ejemplo de delegar podrÃa ser el asistir a la tintorerÃa, también comentamos cuando deposité mis pendientes en la bandeja de entrada que tendrÃa que acudir a la tintorerÃa, este ejemplo podrÃa ser útil para delegar esta actividad o incluso posponerla y programarla para otro momento posterior. Si una tarea no requiere de acción, entonces lo que vamos hacer es eliminar o desechar, te vas a deshacer de esa tarea porque consideras que no es importante llevarla a cabo. Una segunda opción podrÃa ser poner en cuarentena esa tarea, es decir, no la vas a desechar, pero la vas poner en un tiempo de espera, esto porque quizá en este momento no podrÃas hacerlo o no deseas llevar a cabo esa tarea, sin embargo más adelante te gustarÃa llevarla a cabo. Y una tercera opción podrÃa ser archivar la tarea, quizá no la vas a ejecutar en este momento, sólo la vas a dejar archivada para consultarla en un momento posterior. [MÚSICA]
