[MÚSICA] [MÚSICA] Vamos con nuestra tercera fase, organizar. Para este momento ya has procesado varias de las tareas que tenÃas en tu bandeja de entrada, incluso ya has llevado a cabo aquellas que te toman menos de dos minutos y has delegado algunas más. Ahora sigue encargarnos de aquellas tareas que tienes que realizar tú mismo. Para ello David Allen nos sugiere utilizar una herramienta súper sencilla, un calendario. En este calendario vas a agendar aquellas actividades o tareas que tienen un plazo determinado o un tiempo lÃmite para su ejecución. Por ejemplo, yo agendarÃa mi actividad de reunión con mi equipo de trabajo porque tiene un plazo definido, un horario, una fecha establecida, asà es que la podrÃa agendar de manera muy práctica en el calendario, y asà mismo tendrÃamos que agendar todas aquellas actividades que tienen un plazo determinado. De la lista de acciones siguientes lo que podemos hacer inicialmente es categorizar, es decir, vamos a agrupar aquellas actividades que son muy similares. Por ejemplo, hacer llamadas telefónicas, revisar y contestar los correos electrónicos, las tareas que tienen que ver con actividades familiares, todas ellas las podemos categorizar en un solo grupo. Por otro lado, también, es muy importante que consideres las tareas o actividades de acuerdo a su urgencia e importancia, ¿recuerdas que lo vimos en el video anterior? Cuando pudimos distinguir las actividades que son importantes porque contribuyen a nuestra misión, ya sea personal o laboral, y distinguirlas de lo urgente. Entonces, podrÃas también hacer esa separación en donde identificas tus tareas importantes y las distingues de lo urgente. Por otro lado, también puedes considerar la energÃa disponible, esto se refiere a identificar cuál es tu mejor momento del dÃa, en la gran mayorÃa de las personas nuestro mejor momento es por la mañana, es cuando nos encontramos descansados, tenemos un nivel de energÃa óptimo y somos mucho más productivos. SerÃa muy importante que identifiques cuál es tu mejor momento durante el dÃa y que las actividades o tareas que requieren de mayor esfuerzo mental, las lleves a cabo durante este momento, y dejes las tareas más rutinarias o de menos esfuerzo mental para el momento del dÃa en el que te encuentres, quizá, más cansado. Finalmente, considera el momento disponible, aquà lo que tenemos que hacer es considerar el tiempo que tenemos disponible para realizar una actividad, si cuentas con media hora de tu tiempo en este momento, elige una actividad que te tome esa media hora de tiempo o quizá menos, esto te permitirá agotar en su totalidad la actividad y no dejarla pausada, es decir, inicias la actividad, se te agota el tiempo y luego planeas retomarlo en algún momento posterior. Esto es mucho más complicado, pues lo que provoca es una sensación de una inefectividad personal y además dejas un pendiente. Entonces, en el tiempo disponible, lo que vamos a hacer es elegir una actividad que se ajuste al tiempo que tenemos disponible en este momento, con la finalidad de agotarla en su totalidad. La última fase es revisar, el propósito de esta fase es asegurarte de que tu sistema está funcionando adecuadamente, las revisiones las puedes llevar a cabo de manera diaria, semanal o mensual. Diariamente te tienes que asegurar que tu bandeja de entrada se encuentre libre, también es conveniente que des una revisión a tu lista de actividades pendientes para que puedas ir liberando aquellas actividades que ya has llevado a cabo. Y también es muy importante que aquellas tareas que han sido delegadas te puedas asegurar de que ya se han llevado a cabo o que han sido realizadas, de lo contrario tendrÃas que investigar cuál es la razón por la cual la actividad o tarea no ha sido ejecutada aún. La revisión semanal va enfocada hacia tu carpeta de proyectos, lo que tendrás que hacer es identificar cuáles son las actividades que ya han sido realizadas para que las puedas sacar de la lista y dejar solo aquellas que tienes pendiente. También deberás realizar tu lista de acciones siguientes, de igual forma que lo hiciste en los proyectos, deberás revisar cuáles tareas ya han sido llevadas a cabo y dejar sólo aquellas que tienes pendientes. Para la revisión mensual nos vamos a dirigir hacia nuestra carpeta de actividades que dejamos en incubadora o cuarentena, es decir, aquellas actividades que en el momento pensamos que no era conveniente llevarlas a cabo, pero que tampoco nos gustarÃa desecharlas porque creemos que en algún momento posterior lo vamos a llevar a cabo. En tu revisión mensual vas a preguntarte si alguna de esas tareas que colocaste en la carpeta de cuarentena serÃa conveniente retomarla e iniciar con una serie de acciones que te permitirÃan llevar a cabo esa tarea. Por ejemplo, aprender a tocar un instrumento musical, probablemente, yo lo colocarÃa en la carpeta de cuarentena y en mi revisión mensual me preguntarÃa si es el momento de iniciar con algunas acciones para llevar a cabo esta tarea. Muy bien, pues hemos finalizado con la presentación de la técnica GTD, espero que sea de gran utilidad para organizar de manera efectiva tu tiempo, recuerda que es muy importante llevarlo a cabo, sólo asà podrás comprobar su eficacia. hemos llegado al final de nuestro curso, orden y manejo del tiempo. Te agradecemos tu participación y te invitamos a realizar nuestro siguiente curso. [MÚSICA]
