[MÚSICA] [MÚSICA] Hola, ¿qué tal, cómo estás? Espero que estés bien. Seguimos en el módulo de cómo se determina el presupuesto de un proyecto y en la lección de los procesos para gestionar los costos en el proyecto. Al finalizar este este video, vamos a conocer los procesos para gestionar los costos de un proyecto, vamos a conocer también cómo se hace un plan de gestión de costos y conoceremos los métodos de estimación de los costos del proyecto. Comencemos con este aprendizaje. Primeramente me gustarÃa recordar el concepto de la triple restricción, un concepto fundamental para el éxito o el fracaso del proyecto en el cual si recordamos tenemos un triangulo, que es un triangulo equilátero, en el cual tenemos el tiempo, tenemos el alcance y tenemos el costo, es un triángulo equilátero porque los tres parámetros están balanceados, son igualmente importantes y claro, esto está enmarcado en lo que serÃa el concepto de calidad. Como vemos ahà el término costos para un proyecto es fundamental. Si no se cumple el presupuesto acordado con todas las partes entonces este triángulo deja de ser, deja de estar en un balance y por lo tanto tenemos una insatisfacción de cliente principalmente. Por eso, existe un área de conocimiento llamado la gestión de los costos. Recordemos que hay varias áreas de conocimiento entre lo que está el alcance, el tiempo y los recursos humanos y está la gestión de los costos. Son 10 áreas del conocimiento marcadas por el PMI en su estándar de trabajo, conocida como el PM book y la definición acerca de la administración del costo nos habla de que es una del conocimiento que incluye procesos para la planificación, para la estimación, la preparación de un presupuesto y el control en los costos de manera tal que el proyecto sea completado dentro del presupuesto aprobado. Parece sencillo pero es bastante complicado nada más hay que recordar proyectos que conozcamos donde seguramente has observado que no terminan en el presupuesto aprobado, terminan en el doble o en triple de lo que inicialmente habÃamos estimado. Y por eso existen 4 procesos fundamentalmente para poder hacer que nuestro proyecto termine en ese presupuesto acordado. ¿Cuáles son esos 4 procesos? Primero, es el plan de gestión de costos. El segundo es la estimación de los costos, el tercer proceso es la determinación del presupuesto para finalmente terminar con lo que serÃa el control de los costos. ¿Qué se hace en cada uno de esos procesos? Bueno pues en la planeación de la gestión del costo se establecen polÃticas y procedimientos, esquemas de trabajo, plantillas o formatos que vamos a usar para planificar para estimar y para controlar los costos durante todo el proyecto. ¿Qué es lo que se hace en la estimación de los costos? Lo que hacemos es desarrollar una aproximación, una estimación de cuánto costará cada uno de los recursos que vamos a utilizar a lo largo del proyecto en cuanto a mano de obra, en cuanto a materiales, en cuanto a recursos de equipo, etcétera. ¿Qué es lo que se hace en la determinación del presupuesto? Pues como lo dice el nombre, lo que vamos a hacer es sumar todos los estimados de costo en cada una de las actividades de los paquetes de trabajo que tenemos ya definidos y tener, a final de cuentas, un total de de costos para el proyecto y a lo largo del proyecto establecemos lo que se llama un flujo de efectivo. En el proceso de controlar los costos lo que hacemos simplemente es hacer una comparación de lo planeado contra lo que realmente vamos gastando en el proyecto y determinar las acciones correctivas o preventivas para hacer que nuestro proyecto no se salga del presupuesto aprobado. Son esos 4 procesos que tenemos y me gustarÃa comentarte lo que se hace o lo que debe tener el plan de gestión de costos. Come mencioné, es la definición de los formatos, las plantillas, los criterios para planificar, para ejecutar y controlar los costos y fundamentalmente lo que debe tener este documento es el nivel de precisión en cuanto a las estimaciones que tenemos en las diferentes etapas desde el principio, la planeación hasta la ejecución del proyecto, qué nivel de precisión tenemos en las estimaciones, qué unidades de medida vamos a usar, unidades de medida monetarios decir dólares americanos, euros, yenes u otra moneda, verdad, o los tipo de cambio inclusive que vamos a tener en esta presupuestación. La descripción de los procedimientos de trabajo, las reglas para medir el desempeño o el avance en cuanto a lo que hemos gastado y las descripciones fundamentalmente de los procesos para estimar, presupuestar y controlar los costos. Fundamentalmente esto es lo que debe tener ese plan de trabajo. Bien, ahora vamos a continuar con el proceso de estimación de costos. La estimación de costos es a partir de la las actividades que tenemos ya definidas en el cronograma de trabajo del proyecto de lo que tenemos que hacer es la estimación de cuánto nos va a costar los recursos en cuanto a mano de obra, en cuanto a materiales, en cuanto a equipos que tenemos ya definidos previamente y sacar un total para esos recursos que tenemos ya cargados en nuestro cronograma incluyendo lo que serÃa las reservas para contingencias o para imprevistos que vayamos a tener. Hay varias formas de estimar estos costos, principalmente son, por ejemplo, el método de orden de magnitud también se llama ascendente, también conocido como análogo donde se toma como referencia proyectos anteriores o paquetes de trabajo anteriores en base a eso calculamos cuánto nos costarÃa lo que nos interesa. Está el método paramétrico. El método paramétrico consiste en calcular en base a la cantidad de recursos que tenemos y a las tasas de costos para estos recursos cuánto serÃa el costo asociado a lo que estamos determinando. El siguiente método de estimación es el ascendente o definitivo que parte de un detalle, es decir, de saber exactamente en actividades cuántos recursos tengo cuánto me cuesta y a partir de ahà voy subiendo en la WBS para determinar el costo total del proyecto. Esto lleva más tiempo, es mucho más detallado y es mucho más preciso. También tenemos lo que serÃa el estimado de 3 puntos que es cuando hay incertidumbre ahà está basado en un escenario optimista, un escenario más probable y un escenario pesimista. Y finalmente tenemos el análisis de reservas que las reservas son de dos tipos, para contingencias, es decir, para riesgos conocidos y cuantificados o la reservas de la administración que son para imprevistos, es decir, riesgos que no conocemos y que no han sido cuantificados e identificados también, verdad. Cada uno de estos métodos de estimación tiene sus posibles variaciones o precisión el PMI nos indica que por ejemplo para el estimado análogo que será en las fases iniciales tenemos un margen de variación que va desde un menos 25 que hasta un más 75, es decir, un margen de variación muy grande no tenemos mucha información y por lo tanto ese margen de variación es de ese tamaño. Tenemos los métodos paramétricos donde se requieren cálculos se hace principalmente cuando estamos planeando, tenemos información y el margen de variación permitido es desde un menos 10 hasta un más 25. Y finalmente tenemos los estimados definitivos o ascendentes que se dan cuando se determina la lÃnea base de costo o la lÃnea base de tiempo también que tiene márgenes de variación que va desde un menos 5 hasta un más 10%. Este margen de variación también se le llama variación para fines de control de proyectos que posteriormente vamos a hablar un poco más en el seguimiento y control. Te voy a dejar con unas preguntas de reflexión para revisar estos conceptos que hemos comentado. Espero que te haya ido excelentemente en estas preguntas que acabas de contestar y te invito a seguir revisando los materiales que tenemos en la plataforma para que profundices sobre este tema tan interesante. Nos vemos en el siguiente video. [MÚSICA]
